クアラルンプール｜社員の横領が疑われたとき

クアラルンプールに拠点を持つ日系企業からのご相談でした。仕入の金額が、取扱量の増減と噛み合わない月が続いている。担当している社員は一名で、発注から検収までをその者が通していた、という状況です。

最初にお願いしたのは、社内にある記録を並べていただくことでした。発注書、検収の記録、支払いの履歴、そして当該社員の勤怠。これらは御社の中にあるもので、当社が取りに行くものではありません。

並べた結果、特定の仕入先への発注が、他と比べて明らかに頻度が高いことが分かりました。しかもその発注日の多くで、当該社員が外出しています。ここまでで、確かめるべき日と場所が決まりました。

ご相談から、確認すべき日を絞り込むまでに数日。この段階では当社はまだ現地で動いていません。

01どこまでを社内で、どこからを当社で

この案件で確認の日数が短く済んだのは、社内の記録が揃っていたためです。分担を整理すると、次のようになります。

02確認できたこと

発注が集中していた仕入先は、登記上は実在していました。ただし所在地として登録されていたのは、取引の規模とは釣り合わない小さな区画でした。日中に人の出入りはありましたが、扱われている量は、発注書に並ぶ数字とは合いません。

登記を確認したところ、その会社の役員として記載されていた人物と、当該社員との間に、直接のつながりを示す記載はありませんでした。この点は確認できなかったこととして、そのまま報告書に記載しています。

外出とされていた日については、当該社員がその区画へ立ち寄っていることを確認しました。滞在は長くありません。日時と場所を記録し、写真は撮れた範囲でお付けしました。

03その後

報告書をお渡ししたあと、御社は弁護士に相談され、社内での対応を進められました。当社はその過程には関与していません。ご本人への聴取にも同席していません。事実の確認と、その先の対応は別の仕事だと考えているためです。

この案件でいちばん効いたのは、御社側の準備でした。当社が現地で動いた日数は多くありません。記録を並べる作業を社外に出すと、そのぶん費用がかかります。社内でできる部分は社内で進めていただいたほうが、結果として安く済みます。