会社を見て問題が無くても、動かしているのは人です。取引の話が具体的になったとき、共同経営や出資の話が出てきたとき、その相手が何者なのかを確かめておきたい——そういうご相談を、日本の法人様からお受けしています。
そのうえで、登記上どういう立場にいるのか、ほかにどの会社と関わっているのか、現地での生活と稼働がその説明と釣り合っているかを確認します。
- 取引先の代表者と会う前に、相手の素性を把握しておきたい
- 共同経営や出資の話を持ちかけられているが、判断の材料が足りない
- 契約書に名前が並んでいる役員が、実際に会社を動かしている人物なのか分からない
- 先方の説明する経歴や実績が、確かめようのないまま話が進んでいる
- すでに取引が始まっているが、担当者の言動に気になるところが出てきた
どれにも当てはまらない場合でも、まずご相談ください。確認できる範囲をお答えします。
01確認の範囲
| 身元の特定 | 資料に出てくる氏名の表記を突き合わせ、対象が誰なのかを一人に絞り込みます。ここが決まらないうちは、その先の確認を始めません。 |
|---|---|
| 登記上の立場 | SSMに登録されている情報から、その人物が取締役なのか、株主なのか、どちらでもないのかを確認します。名刺の肩書と登記の記載が一致しないことは珍しくありません。 |
| ほかの法人との関わり | 同じ人物が、ほかにどの会社で登記上の立場を持っているか。休眠状態の会社をいくつも抱えている、といったことが見えてくる場合があります。 |
| 現地での実態 | 説明されている拠点に実際に出入りしているか。生活の拠点はどこか。行動の範囲が、話されている事業の規模と釣り合っているか。 |
| お手元の書類との照合 | 先方から提示された身分証や会社書類の写しをお持ちであれば、記載内容と登記情報の突き合わせに使えます。当社がご本人の身分証を取得することはありません。 |
- 犯罪歴・訴訟歴の照会。これは制度上、当社が取得できるものではありません
- 銀行口座や資産の内訳の把握。支払い能力に関するご相談は、別の枠組みでお受けしています
- ご家族や交友関係そのものを目的とした確認。事業上の必要と結びつかない範囲には踏み込みません
- 取引先や顧客を装っての接触、事務所内部への立ち入り
- その人物が信用に足るかどうかの評価。当社は見えたことをお伝えするところまでです
個人に関する情報は、マレーシアの個人データ保護法（PDPA）の枠の中で扱います。ただし、一切開かないという意味でもありません。どなたが、何のために必要とされるかによって、道が残っていることがあります。そこはご相談の中でお答えします。
02進め方
この確認は、書類の段階で結論が出てしまうことがあります。その場合は現地へ出ずに終わりますので、費用もそこまでです。
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ご相談
お手元にあるものを見せていただく
名刺、契約書、先方から届いた書類、メールの署名、会社案内。氏名の綴りが分かるものが揃うほど、対象の特定が早く済みます。何を知れば御社の判断に足りるのかも、この段階で決めます。
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1〜2日目
対象を一人に絞り込む
資料ごとに揺れている表記を突き合わせ、どの人物を指しているのかを確定させます。ここで別人だった、あるいは同姓同名が複数いる、ということが分かる場合があります。
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2〜4日目
登記から見えるものを取る
その人物の登記上の立場と、関わっているほかの法人を確認します。説明されていた肩書と記載が食い違っていれば、その時点でご報告し、現地へ出るかどうかをご相談します。
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4〜10日目
現地で確かめる
拠点に出入りしているか、行動の範囲が説明と釣り合っているか。当社が現地で確認します。対象が移動の多い立場である場合は、日数を長めに見ていただくことがあります。
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報告
書面としてお渡しする
確認できたこと、できなかったこと、その理由を分けて記載します。社内での説明にそのまま使える形で整理してお渡しします。
何も出てこないこともあります。説明されていたとおりの人物で、気になる点が見当たらなかった——それは失敗ではなく、ひとつの結果です。そのままご報告します。
秘密保持契約書と、暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。社内に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
03よくいただくご質問
本人の同意なしに調べてもらえるのですか
当社が確認するのは、登記のように制度上公開されている情報と、現地で外から見える範囲の事実です。ご本人しか持たない情報や、当局しか照会できない情報を取ることはありません。個人に関する情報はマレーシアの個人データ保護法（PDPA）の枠の中で扱います。どこまでお受けできるかは、ご相談の内容によって変わりますので、まずお聞かせください。
名刺しか手元にありません。それでも依頼できますか
お受けできます。ただし名刺の氏名表記と登記名が一致しないことがあるため、対象を絞り込む作業に日数がかかります。契約書の写し、メールの署名、先方から届いた書類など、ほかに氏名の綴りが分かるものがあれば併せてお送りください。
先方に伝わってしまうことはありませんか
当社から相手方に連絡を取ることはありません。ただし絶対に気づかれない、とは申し上げません。対象の周辺が狭い環境である場合や、相手が周囲に目を配る立場である場合は、その旨を先にお伝えしたうえで日程の組み方を変えています。
調べた結果、取引をやめるべきかどうかも教えてもらえますか
判断は申し上げません。事実をお伝えするところまでが当社の仕事です。報告書は社内での説明や、日本での手続きの検討にそのまま使える形で整理しています。弁護士や法律事務所からのご依頼も受けています。
会社そのものの確認と、まとめて頼めますか
お受けできます。むしろ、会社の実態と代表者の確認は同時に進めたほうが日数も費用も抑えられます。現地で回る場所が重なるためです。ご相談の際に、両方を見たい旨をお伝えください。
お名前と、いま出ている話の内容だけで結構です。資料が揃っていなくても、どこまで確認できるかをお答えできます。秘密保持契約書と暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。
社内に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
