マレーシアの現地法人は、日本から赴任している社員が一名、あるいは数名という規模が珍しくありません。そのくらいの体制で回っている拠点はいくつもあります。
不正が起きていると考えているわけではない。ただ、実態が見えないまま何年も経っている——そういう段階でのご依頼を、日本の本社からお受けしています。
- 報告されている勤務の状況と、現地での実際が合っているかを知りたい
- 接待や会食として計上されている経費が、業務と結びついているか確かめたい
- 出張として申請された日程どおりに動いているかを見たい
- 現地採用のスタッフから、勤務や言動について本社に申告があった
- 拠点の統廃合や交代を検討しており、その前に実態を把握しておきたい
対象の方が日本から赴任されている場合も、現地で採用された管理職の場合も、確認の進め方は同じです。
01何を確認するか
このご依頼では、目的によって見る対象が変わります。ご相談の段階で「何のために必要か」を伺うのは、そのためです。
| 勤務の実態 | 拠点に出社しているか、報告されている時間帯に稼働しているか、外出の頻度と行き先の傾向。取引先を回っていると説明されている時間の使われ方も含みます。 |
|---|---|
| 経費との整合 | 会食や接待として計上されている日に、実際にその場所へ行っているか。同席している相手が業務上の関係者かどうかまでは、外から見て分かる範囲でのご報告になります。 |
| 出張の照合 | 申請された行き先と日程どおりに移動しているか。マレーシア国内の出張、シンガポールなど近隣国への往復のいずれも確認できます。 |
| 生活の拠点 | 会社が借り上げている住居に実際に住んでいるか。手当の支給と実態が合っているかを確かめたい、というご依頼が一定数あります。 |
| 申告内容の裏付け | 現地スタッフから本社に申告が上がってきた場合に、その内容が事実かどうかを確かめます。申告した側を守るためにも、確認は外部が行うほうが安全です。 |
- ご本人の口座、通信記録、社内アカウントの中身の取得
- 住居や事務所の内部での確認。取引先を装っての接触も行いません
- 勤務時間外の私生活そのものを目的とした確認。業務との結びつきがない範囲には踏み込みません
- 人事上の判断や処分の当否。当社は確認できたことをお伝えするところまでです
02進め方
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ご相談
目的と、社内での使い道を伺う
実態の把握なのか、申告の裏付けなのか、拠点の見直しの材料なのか。目的によって見る日と場所が変わります。本社にある報告書や経費の記録を並べていただけると、確認の範囲がすぐ決まります。
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3〜5日
平日の稼働を見る
勤務の実態を確かめる場合は、最低でも数日を続けて見ます。1日だけでは、たまたまその日そうだった、で終わってしまうためです。
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指定日
申請された日を照合する
出張や会食の日付が分かっている場合は、その日に絞って確認します。この形が最も短く、費用も抑えられます。
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報告
本社の記録と並べられる形で渡す
日時と場所を時系列に並べ、御社の報告書や精算の記録と突き合わせられるようにしてお渡しします。確認できなかったことは、その理由とともに記載します。
報告どおりに働いていた、という結果になる案件もあります。それも本社にとっては必要な情報です。疑いを抱えたまま人事を動かすより、確かめたうえで判断していただくほうがよいと考えています。
秘密保持契約書と、暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。現地法人に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
03よくいただくご質問
本人にも、現地法人にも知られたくないのですが
ご連絡の窓口を本社の一名に限り、社用のアドレスや現地の回線を使わない形で進められます。報告書の送付先も分けられます。ただし絶対に気づかれない、とは申し上げません。駐在員が一名という規模の拠点では、周囲の目に入る可能性はその分だけ高くなります。ご相談の段階で条件をお伝えします。
疑っているわけではないのですが、依頼してもよいものでしょうか
そのご相談が最も多いです。拠点の見直しや後任の検討にあたって、報告書だけでは分からない部分を把握しておきたい、というご依頼を実際にお受けしています。不正の証拠を探す前提ではなく、実態の把握としてお引き受けできます。
現地スタッフからの申告が本当かどうかを確かめたいのですが
お受けできます。この場合、社内で聞き取りを進めると申告した方の立場が危うくなることがあります。外部が確認するほうが、結果として双方にとって安全です。なお当社は申告内容の当否を判断せず、確認できた事実のみをご報告します。
勤務時間外まで見てもらえますか
業務との結びつきがある範囲でお受けします。会社の経費として計上されている会食や、会社が借り上げている住居に関する確認などがこれにあたります。業務と関係のない私生活そのものを目的とした確認は行っていません。
報告書は人事の手続きに使えますか
日時と場所を時系列に並べ、御社の報告書や精算の記録と突き合わせられる形にしてお渡ししますので、社内での説明にはそのまま使えます。処分の妥当性については当社は判断を申し上げません。弁護士や法律事務所からのご依頼も受けています。
拠点の規模と、いま本社に届いている報告の内容だけで結構です。何をどこまで確認できるか、そこからお答えします。秘密保持契約書と暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。
現地法人に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
