数字が合わない。同じ取引先への支払いだけが増えている。出張の報告と経費の日付がずれている。現地法人でそうしたことが続くと、社内で誰かを名指しする前に、まず何が起きているのかを確かめたくなります。
この順番でお願いしているのには理由があります。確認したい日と場所が決まっていれば、現地で見る日数はずっと短く済みます。逆に「なんとなく怪しい」だけで人を張り付けると、費用ばかりかかって何も出ないことがあります。
- 経費の私的な利用が疑われる（飲食、移動、宿泊の費目が実態と合わない）
- 出張として申請された日に、実際には別の場所にいたのではないか
- 特定の取引先との間に、社内で説明されていないつながりがあるのではないか
- 在庫や売上金の扱いに、記録と食い違いがある
- 本社に報告されている勤務の状況が、現地の実態と違うようだ
対象の方の国籍は問いません。日本から赴任している方でも、現地で採用された方でも、確認の進め方は同じです。
01どこまでを社内で、どこからを当社で
不正の確認は、社内でできることと、外からでないと確かめられないことがはっきり分かれます。この線を先に引くと、費用も日数も無駄になりません。
- 経費の申請書、領収書、精算の記録
- 出張の申請と報告、承認の履歴
- 勤怠、入退館、車両の使用簿
- 取引先ごとの発注と支払いの推移
- 在庫、売上、現金の突き合わせ
これらは当社が取得するものではありません。御社の中で並べていただくものです。
- 申請された日に、実際にどこにいたか
- 経費として計上された場所へ、本当に行っているか
- 勤務時間中の行動が、報告と合っているか
- 説明されていない相手と、繰り返し会っているか
- 申告されていない別の稼働があるか
現地での確認は当社が行います。ご依頼者様に渡航していただく必要はありません。
- 取引先や顧客を装っての接触。店舗や事務所の内部に立ち入っての確認も行いません
- 対象の方の銀行口座、通信の記録、社内アカウントの中身の取得
- ご本人への聴取や追及。事実の確認と、追及は別の仕事です
- 処分が妥当かどうかの判断。当社は確認できたことをお伝えするところまでです
疑いが当たっていないこともあります。確認した結果、申請どおりに動いていた、説明のつかない行動は見当たらなかった——その報告になる案件が実際にあります。それは失敗ではなく、ひとつの結果です。社内で人を疑ったまま働き続けるより、確かめて終わらせたほうがよい、というご依頼の受け方をしています。
02進め方
- STEP 1 日と場所を絞る 社内の記録から、確かめるべき日付と場所を挙げていただきます。ここが決まっているほど、現地に出る日数は短くなります。
- STEP 2 確認の形を決める 何をもって「確認できた」とするか。写真か、時刻の記録か、同席の有無か。社内で使う場面を伺ったうえで決めます。
- STEP 3 現地で確かめる 当社が現地で確認します。1日で判断せず、必要な日を選んで見ます。対象の方に接触することはありません。
- STEP 4 書面にする 日時と場所を並べ、確認できたこと・できなかったことを分けて記載します。社内の記録と突き合わせられる形にしてお渡しします。
申請書や報告書と並べて読める形にしておくと、社内での説明がそのまま進みます。
03日数と費用の考え方
費用は、確認する日数で決まります。この種のご依頼は、対象の日が決まっているかどうかで金額が大きく変わります。
| 短く済む | 「この日の、この申請を確かめたい」と決まっている場合。1日か2日の確認で結論が出ることがあります。社内の記録が揃っているご依頼は、たいていこの形になります。 |
|---|---|
| 日数がかかる | いつ起きているのか分からない場合。曜日や時間帯に見当がつかないと、あたりを付けるところから始まるため長くなります。まず社内の記録を見ていただきたいのは、この差が出るためです。 |
| 長くなりやすい | 対象の方が移動の多い職務である場合、地方や東マレーシア（サバ州・サラワク州）が絡む場合、社内に一切気づかれない形を強く優先する場合。 |
絶対に気づかれない、とは申し上げません。事業所の規模が小さいほど、また対象の方が周囲に目を配る立場であるほど、見慣れない人の存在は目に入ります。ご相談の段階でその条件をお伝えし、日程の組み方を変えています。
秘密保持契約書と、暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。社内に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
04よくいただくご質問
社内の誰にも知られずに進められますか
ご連絡の方法をご指定いただければ、その形に合わせます。窓口を一名に限る、社用のアドレスは使わない、報告書の送付先を分ける、といった進め方をよくお受けしています。ただし絶対に気づかれない、とは申し上げません。事業所の規模が小さいほど、外部の人間の存在は目に入りやすくなります。
証拠が取れなかった場合はどうなりますか
確認できなかったこと、その理由を書面に記載してお渡しします。費用は動いた日数に対して発生しますので、結果によって変わるものではありません。なお、疑いが当たっていなかったという報告になる案件も実際にあります。それも社内で処理を進めるための材料になります。
本人を問い詰める場に立ち会ってもらえますか
聴取や追及そのものはお受けしていません。事実の確認と、ご本人への対応は別の仕事だと考えているためです。ただし、現地でのお打ち合わせに当社が同席することや、確認した内容を書面で整理してお渡しすることはできます。
報告書は社内の処分や裁判に使えますか
日時と場所を並べ、社内の記録と突き合わせられる形にしてお渡ししますので、社内での説明にはそのまま使えます。処分の妥当性や法的な扱いについては、当社は判断を申し上げません。弁護士や法律事務所からのご依頼も受けています。
複数名を同時に確認できますか
お受けできます。同じ事業所に複数の対象がいる場合は、一名ずつ別々に承るより費用を抑えられることが多いです。ただし同時に見る人数が増えると、その分だけ人が動きますので、優先順位は先に決めさせてください。
いま社内で何が起きているか、それだけで結構です。記録が揃っていない段階でも、何を並べれば確認できるかからお答えできます。秘密保持契約書と暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。
社内に伝わらない形で進める場合は、ご連絡の方法をご指定いただけます。
