マレーシア〜シンガポール｜出張の申請と実際の照合

マレーシアの現地法人からのご相談でした。ある社員のシンガポール出張が、他の社員と比べて明らかに多い。行き先も、面談の相手も申請書に書かれており、書式としては何の問題もありません。ただ、成果として社内に戻ってくるものが見えない、という状況です。

ジョホールバルからシンガポールへは、陸路で国境を越えられます。日帰りも一泊も容易で、出張として申請しやすい距離です。それだけに、行ったかどうかを社内で確かめる手段がありません。

ご相談の段階で、社内の申請書と経費の記録は整理されていました。当社が確認したのは、そこに書かれた日程です。

01国境をまたぐ確認

ジョホールバルとシンガポールの間は陸路でつながっており、日によって混み方が大きく変わります。越えるだけで数時間かかる日もあれば、あっさり通る日もあります。この時間の読みにくさが、確認そのものにも影響します。

02見えたもの

複数の日程を確認しました。結果は、日によって分かれています。

申請書に書かれていた面談の相手先については、実在の会社であることを確認しています。ただし、実際に面談が行われたかどうかまでは分かりません。建物の中で何があったかは、当社が確認できる範囲の外です。

03その後

報告書には、確認した日ごとに、確認できたことと、できなかったことを分けて記載しました。宿泊を伴う申請の日に当日中に戻っていた点については、日時をそのまま書いています。それが経費として計上されていたかどうかの照合は、御社の中でしていただく部分です。

その後の社内での扱いについて、当社は関与していません。ご本人への聴取にも同席していません。事実の確認と、その先の対応は別の仕事だと考えているためです。

04ジョホールバルとシンガポールの間について

この区間は、確認する側にとっても特殊です。国境の混雑が読めないため、一日の確認が途中で切れることがあります。切れた日は切れたと書きます。つなげて書けば、実際には見ていない時間を見たことにしてしまいます。

シンガポール国内での確認については、事前に範囲をご相談のうえで決めています。二国にまたがるご依頼は、着手前にどこまでを対象とするかをはっきりさせておく必要があります。